Secrétaire Administrative (H/F) - IFMS au Centre Hospitalier de Bagnols-sur-Cèze

Description du poste

Au sein de l’IFMS, vous participez au bon fonctionnement administratif et logistique de l’institut. Vos missions s’articulent autour de deux axes majeurs :

• Administratif et budgétaire

• Relationnel

L’activité dépend directement :

1. des missions et objectifs de développement de l’IFMS,
2. de l’activité de l’équipe enseignante,
3. du nombre d’étudiants et de candidats,
4. des prises en charge financières.

Elle fluctue selon les travaux institutionnels (instances, bilans, statistiques, gouvernance…).

Activités principales

1. Fonction secrétariat

1. Accueil des visiteurs, vacataires, candidats et étudiants.
2. Suivi administratif complet des étudiants.
3. Gestion des appels téléphoniques, courrier, classement, archivage, reproduction.
4. Rédaction de courriers courants.
5. Participation aux instances de gouvernance : prise de notes, comptes rendus, envoi aux participants.
6. Transmission d’informations dans le strict respect de la confidentialité.

2. Fonctions spécifiques

Sélection IDE

1. Gestion des dossiers d’inscription.
2. Envoi des convocations aux écrits/oraux.
3. Organisation des épreuves orales avec les formateurs jurys.
4. Suivi des listes (principale, complémentaire, non admis), affichage des résultats et envoi des courriers.
5. Réalisation des résultats et statistiques pour les instances.

Suivi des étudiants

1. Mise à jour des listes IDE.
2. Suivi sur Formeis et suivi des cohortes.
3. Suivi des prises en charge financières.
4. Création des dossiers 1re année sur HEXTANT (badge, paye, restauration).

Diplomation

1. Préparation des dossiers et envoi à la DREETS.
2. Information et remise des diplômes.

Intégrations

1. Examen des demandes d’intégration (transfert d’autres IFMS).

Appui à la Directrice

1. Contribution au budget prévisionnel.
2. Création/optimisation d’outils de suivi budgétaire.
3. Participation à la démarche qualité.

Connaissances requises

1. Maîtrise Word, Excel, Formeis, SOLSTISS, KAIROS, bourses régionales, HEXTANT.
2. Législation liée aux formations paramédicales (référentiel infirmier 2026).
3. Gestion des déclarations d’accidents du travail des étudiants.

Qualités professionnelles attendues

1. Excellentes compétences de communication écrite et orale.
2. Confidentialité, respect du secret professionnel.
3. Organisation, gestion des priorités, anticipation.
4. Capacité d’adaptation, de négociation et de positionnement.
5. Esprit d’équipe, capacité à maintenir un bon climat de travail (bureau partagé).
6. Sens des responsabilités, autonomie, initiative et innovation.
7. Respect des règles institutionnelles.

Contribution aux objectifs de l’IFMS

1. Participer au développement de l’image et de la notoriété de l’institut.
2. Contribuer à l’efficacité des réseaux d’information et de communication internes et externes.

• Temps de travail : 80%, du mardi au vendredi
• Rémunération : selon grille indiciaire
• Avantages : RTT et congés annuels

Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter : 04.66.79.12.58 ou bien au 04.66.79.10.04.

Autres détails